スプレッドシートで工数管理をする

勤怠や工数の管理には様々なソフトやサービスがありますが、汎用性の高い表にまとめるだけという方法が最も効率的だったりします。スプレッドシートでも十分可能ですのでご紹介します。

工数分析にもスプレッドシート

皆さんの職場では出勤簿を付けられていますか?パソコンを使用しない職場であればタイムカードや手書きの出勤簿を使用されるのかもしれませんが、その後で工数分析をしたい場合には記録を電子データにしておきたいものです。

勤怠管理や工数分析のサービスも色々ありますが、自社に合う勤怠管理や工数分析をするにはシンプルに表にまとめられているのが一番だったりします。このページではスプレッドシートを使用して、勤怠管理や工数分析を行うサンプルをご紹介します。

勤怠管理や工数分析に必要な項目

まずは勤怠管理や工数分析を行うための表の雛形をスプレッドシートで作成する準備をします。この時に考えなければいけないことは、スプレッドシートには何を入力しなければならないかです。

特に重要なことは自社の就業規則にそっていることと、労働時間の集計や分析をするために統一された入力が行われること、賃金計算を行う場合は計算に必要な情報をすべて入力できることです。

簡単な例では日付、曜日、有休に加えて、業務の種類、どのお客様の業務か、深夜労働時間、それと自由に入力できるメモ欄を用意するといいと思います。

スプレッドシートで勤怠管理や工数分析の雛形を作る

次に上で挙げた必要項目をワークシート上に並べます。今回は1ヶ月を1ワークシートとして以下のようにします。

  • 1行目 : 日付
  • 2行目 : 曜日
  • 3行目 : 有休
  • 4行目 : 深夜労働時間
  • A列 : 業務の種類
  • B列 : 顧問先
  • C列 : メモ欄
  • D列以降 : 労働時間の入力欄

このようにすると下図のようになります(見やすく色付しています)。

スプレッドシートの工数管理表

スプレッドシートで雛形を作成する時のポイント

自社の就業規則にそっていることと、労働時間の集計や分析をするために統一された入力が行われることが重要だと述べましたが、これがどのようなことを指すのか例を見てみましょう。

例えば職場で有給を1日単位でしか取得できないとします。この場合は有給欄に「休」以外は入力できなくしてしまうと、その後の管理がしやすくなります。同様に、有給を半日や時間単位で取得できる場合には、「全」「半」と選択できる(それ以外は入力できない)ようにしたり、数字だけを入力できるようにしたりすることで、その後の管理が楽になります。

工数の入力欄にも入力制限で数字しか入力できないようにしておきましょう。

業務の種類、顧問先にも入力制限を付けておくことで、その後の集計や分析をする時に業務の種類別の工数やお客様別の工数を算出しやすくなります。これに関してはもうひと工夫した方がいいのですが、こちらはもう少しスプレッドシートに詳しく踏み込んでからご紹介します。

日付に関しては、ただ数字を入力しているように見えるかもしれませんが、日付を入力して日だけの表示形式にしています(日付の表示形式の変え方)。こうすることのメリットは、+1して翌日を計算すると10/31の次が11/01と表示され月の切り替わりが分かりやすいことと、weekday関数を使用することで曜日が分かることです。

weekday関数の使い方は少しややこしいので、A1に日付が入力されている場合は「=choose(weekday(A1),"日","月","火","水","木","金","土")」だと割りきってコピペして使う方がいいかもしれません。日曜は赤、土曜は青で色を付けましたが、これは1つ1つ選択して色を変えたのではなく、条件付き書式を利用しています。

日付と曜日をこのようにしておけば、各月1日の日付を書き換えれば(例えば2015/09/01→2015/10/01とすれば)残りの日付、曜日、曜日の色が自動的に変わります。

メモ欄は集計や分析には使用しません。しかし、集計や分析に使用する欄に余計な内容を入力すると集計や分析がし難くなってしまうので、別に欄を設けることをお勧めします。

今はスプレッドシートを使ってどんなことができるかを知っていただければと思います。導入される場合には、準備を進める理想の順番がありますので、もう少しお待ちいただければと思います。