スプレッドシートの操作を速くする

スプレッドシートの操作を速くするには、Ctrl、Shift、矢印を使いこなしてマウスとキーボードの持ち替えを減らすことが効果的です。Ctrl、Shift、矢印の効果はエクセルと同じです。

キーボードを使った移動と範囲選択

スプレッドシートを使用していて最も時間を取られるのが、キーボードとマウスの持ち替えです。これを減らすだけでも操作が格段に早くなります。

そこでまずはマウスを使わずにセルの移動と範囲選択をできるようになりましょう。使うのは、矢印とCtrl、Shiftです。最初は組み合わせ方に戸惑うかもしれませんが、積極的に使ってみてください。

なお、エクセルでEnterを押して下に移動していた場合は、スプレッドシートでは動作が異なりストレスが溜まります。Enterの動作は慣れればスプレッドシートの方が使いやすいですが注意してください。

セルの移動は矢印で

これは書く必要がないくらいだと思いますが、例を挙げます。スプレッドシートにアクセスしていてB2が選択されているとします。この状態から、

  • ↑矢印を押せばB1が選択されているセルになります。
  • ↓矢印を押せばB3が選択されているセルになります。
  • ←矢印を押せばA2が選択されているセルになります。
  • →矢印を押せばC2が選択されているセルになります。

上記の通り矢印の方向に移動します。これがセル移動の基本の動作です。

空欄/値が入力されたセルの切り替わりまで一気に移動する

前回入力していた続きに入力する場合などは、Ctrlを押しながら下を押して、一気に下まで移動してしまいます。Ctrlを押しながら矢印を押した場合の動作は少し複雑です。正確に理解して思い通りの操作ができるようになっておきましょう。

具体例で説明していきます。例えば、A1~A10まで何か値が入力されていて、A1が選択されているとします。

A1が選択されたスプレッドシート

この状態からCtrl + ↓矢印を押す(Ctrlを押しながら↓矢印を押す)とA10まで一気に移動します。

A10が選択されたスプレッドシート

このようにCtrlを押しながら矢印を押すと、その方向の空欄のセルと値が入力されたセルの切り替わりまで移動します。ここで移動先はシートの端か、値が入力されたセルです。空欄のセルでは止まりません。次の例で確認します。

A1~A3と、A8~A10に何か値が入力されていて、A1が選択されている状態からCtrl + ↓矢印を押します。

A1が選択されたスプレッドシート

A3が選択されました。もう1度Ctrl + ↓矢印を押します。

A3が選択されたスプレッドシート

A8が選択されました。もう1度Ctrl + ↓矢印を押します。

A8が選択されたスプレッドシート

A10が選択されました。もう1度Ctrl + ↓矢印を押します。

A10が選択されたスプレッドシート

ここで着目するのは、A3からA8への移動です。下方向の空欄のセルと値が入力されたセルの切り替わりは、A3とA4、A7とA8にありますが、A3は現在のでありA4とA7は空欄のセルなので、A8まで移動することになります。A4からCtrl + ↓矢印を押しても、A5からCtrl + ↓矢印を押しても移動先はA8です。

頭では理解できても実践しようとすると混乱してしまうのがCtrl + 矢印です。まずは基本を理解して、慣れるまでは辛抱強く積極的に使ってみてください。

体験用スプレッドシート

慣れればとても便利なCtrl + 矢印ですが、1つ大きな落とし穴があります。それは『空白のセル』に見えて『スペース』など見た目では気付かない値が入力されている場合に、意図しないセルに移動してしまうことです。

特に普通には編集できない記号などが含まれていると、その記号を削除することができないこともあります(エクセルで経験しましたがスプレッドシートでは未経験です)。そんな時はCtrlを使っての移動は諦めてしまいましょう。他の方法で移動する方が早く解決することがほとんどです。

Shiftを押しながらセル移動で範囲選択する

キーボードを使ったセルの移動をマスターできれば、範囲選択は簡単です。Shiftを押しながらセル移動すれば、移動を始めたセルから移動先のセルの範囲を選択できます。

具体例を示すと、スプレッドシートにアクセスしていてB2が選択されているとします。この状態から、

  • Shift + ↑矢印を押せばB2とB1が選択されているセルになります。
  • Shift + ↓矢印を押せばB2とB3が選択されているセルになります。
  • Shift + ←矢印を押せばB2とA2が選択されているセルになります。
  • Shift + →矢印を押せばB2とC2が選択されているセルになります。

ここで選択される範囲は、移動を始めたセルから移動先のセルを対角とする四角形なので、行も列も復数を同時に選択可能です。

Shiftを押しながらセルを移動すればいいので、Ctrlを押しながらの移動でももちろん構いません。そのため、一気に複数のセルを選択することができます。これはマウスを使ったスクロールよりもずっと効率的な操作方法です。

具体的には、A1~A10まで何か値が入力されていてA1が選択されている状態で、Shift + Ctrl + ↓矢印を押すと、A10まで一気に移動しA1からA10が選択された状態になります。

A1が選択されたスプレッドシート

(上図の状態から下図の状態になります。)

A1からA10まで選択されたスプレッドシート

使いこなすには慣れが必要ですので、体験用スプレッドシートをご活用ください。

CtrlとShiftと矢印に慣れる頭の体操

最後に問題を用意しました。体験用スプレッドシートのシート2で、A1をスタート位置として、そこから矢印を7回しか押さずに(押し続けるのも禁止です)A21からA30を選択してください。

6回以内にできたという方は、方法を教えてくださいm(_ _)m