スプレッドシートのセル入力を選択式にする

スプレッドシートへの値の入力方法を選択式にするにはデータ検証を利用します。この設定をして一部だけ入力すると、選択肢にフィルタがかかり、選択が非常に楽になります。

データの統一性が重要

スプレッドシートを使って何かをする上で最も大切なことは、入力内容が統一されていることです。

例えば、売上を商品名別に集計する場合に「飲み物」という商品名を「飲物」や「飲みもの」と入力されると、別々の商品名として集計されてしまい困ります。そこでセルに入力できる値に制限をかけて「飲み物」としか入力できなくしておきます。

今回はこの入力制限をスプレッドシートに設定する方法のご紹介です。

データの検証

スプレッドシートの入力制限には何種類かありますが、今回は「A1~A10に入力された値のどれかしか入力できない」という制限をB1にかけます。

A1~A10に選択肢となる値を入力、B1を選択した状態で、データ>確認を選択すると(下図1つ目)、設定画面が表示されます(下図2つ目)。

スプレッドシートのデータ>確認
スプレッドシートのデータ検証設定画面

ここで、それぞれの設定項目は、以下のようになっています。

  • セル範囲 : 入力制限をかけるセルの範囲
  • 条件 : どのような入力制限をかけるか
  • 無効なデータの場合 : 入力を制限されている値が入力されたら、警告を表示するのか、入力を拒否する(強制的に入力前の状態にする)のか
  • デザイン :
    セル内のボタンを表示してリストを表示(後述します)
    ヘルプを表示(セルにマウスを合わせると入力欄の文字が表示されます)

今回はB1に入力制限をかけるので、セル範囲はB1です。B1の前に「'シート1'!」と付いていますが、これはワークシート(※)を指定するものです。自動的に入力されるので、今は理解しなくてもかまいません。

※ スプレッドシート内に複数のシートを作ることができます。このスプレッドシート内のシートをワークシートといいます。

スプレッドシートのデータ検証の選択肢範囲

次に条件を指定します。「リストを範囲で指定」を選んだ後に、右側の入力欄にある網目をクリックすると、データという小窓が表示されます(上図)。小窓の入力欄をクリックして入力カーソルが点滅する状態で、A1~A10を選択すると、セルの範囲が自動的に入力されます。セルの範囲が入力されたら「OK」をクリックしてください。

無効なデータの場合は入力を拒否する、セル内のボタンを表示してリストを表示にチェックを入れて、「保存」をクリックすればデータ検証の設定完了です。

スプレッドシートのデータ検証の選択肢逆三角

セル内のボタンを表示してリストを表示にチェックを入れていると、上図のB1ようにセル内に逆三角が表示されます。この逆三角をクリックすれば、下図のように入力できる選択肢を表示させることができます。もちろん、どれかを選択すれば、その値を入力することが可能です。

逆三角を表示させなくても、セルをダブルクリックすれば選択肢を表示させることができますが、選択肢が設定されていることを示すためにも逆三角を表示しておく方がいいでしょう。

スプレッドシートのデータ検証の選択肢表示

入力できる値をA列だけで指定しましたが、A6~B10のように複数列で指定することもできます(下図1つ目)。この場合、選択肢は上から順番に表示されます(下図2つ目)。

このように表示されると分かりにくいですが、ここでB1にaと入力すれば、選択肢が絞られて表示されます(下図3つ目)。

スプレッドシートのデータ検証の選択肢範囲の複数列指定
スプレッドシートのデータ検証の選択肢表示AB
スプレッドシートのデータ検証の選択肢表示A

今回のスプレッドシートサンプルは見るだけでは、どのような設定がされているのか分かりません。参考にされる場合は、ファイル>コピーを作成を選択して、ご自身のドライブにコピーされたスプレッドシートにアクセスし、B1のデータ>確認をご覧ください。