スプレッドシート間のデータ参照

スプレッドシートのメリットの1つが別のスプレッドシートのデータを簡単に参照できることです。データの参照にはimportrange関数を使用します。

スプレッドシート同士のデータ参照が簡単

スプレッドシートでは、別のスプレッドシートのデータを参照することができます。このメリットはデータベースとなるスプレッドシートを用意した時に大きく発揮されます。

例えば、セルに入力できる値に制限をかける場合に複数のスプレッドシートに対してデータベースに登録された同じ制限をかけることができたり、その入力に応じた値をデータベースから読み出すことができたりします。こうしておけばデータベースを編集することで、復数のスプレッドシートの入力制限をすべて同時に変更できます。

別のスプレッドシートのデータを参照するにはimportrange関数を使用します。このimportrange関数の引数として必要なスプレッドシートのIDから説明します。

スプレッドシートのID

スプレッドシートのIDは、スプレッドシートにアクセスした時のURLに含まれています。スプレッドシートのURLは、「https://docs.google.com/spreadsheets/d/スプレッドシートID/edit#gid=ワークシートID」という構成です。

そのためimportrange関数を使用する時は、まず参照したいデータが登録されたスプレッドシートにアクセスして、URLからIDをコピーしましょう。

importrange関数を使用する

スプレッドシートのIDをコピーできれば、次はデータを参照してきて使用したいスプレッドシートにアクセスします。importrange関数を使用した場合、importrange関数を入力したセルの下側に参照元のデータが入力されますので、関数を入力するセルの下側に十分な範囲を確保しておきましょう。

不要かもしれませんが、関数の入力手順にそって入力します。

  • =を入力する
  • =importrange()と追記する
  • =importrange("スプレッドシートID",'ワークシート名'!A1:A10)と()内に追記する

ここでの注意点は、スプレッドシートIDを""で囲むことと、ワークシート名から範囲を指定することです。

範囲はこれまで「A1:A10」というようにセルだけを指定していましたが、これは同じワークシート内で指定する場合の書き方です。別のワークシートから範囲を指定する場合は、ワークシート名とセルの両方を指定します。

指定の書き方は、ワークシート名を''で囲んで、!を書いた後に、同じワークシート内の時と同様のセルの指定です。今回はセル範囲を仮でA1:A10としました。

この関数を直接データ検証(入力制限)や計算に使用することもできますが、データベースとのリンク用ワークシートを1枚作成すると使いやすいので、データを読みだすワークシートを作ることをおすすめします。